Começar pelo que importa
A nova home para usuários em período de teste dava destaque à transcrição, reduzindo a quantidade de opções e decisões necessárias no primeiro acesso.
Contexto
A Maia é uma plataforma SaaS que ajuda profissionais de saúde a reduzir a carga administrativa da rotina clínica, reunindo prontuário eletrônico, gestão de pacientes e ferramentas de inteligência artificial em um só lugar.
Dado de contexto
Quase 2 horas por dia. É o tempo que médicos dedicam, em média, ao preenchimento de prontuários e registros clínicos fora do expediente de trabalho, em um estudo com médicos dos EUA (JAMA Internal Medicine, 2022, dados de 2019).
*O dado não se refere aos usuários da Maia.
Cenário
Aumentar a aquisição de novos usuários era uma prioridade para o negócio. Naquele momento, o processo dependia de demonstrações comerciais, mas o time de vendas relatava dificuldades para conseguir agendamentos.
Mais de 50% das demonstrações agendadas não aconteciam. Por outro lado, entre os profissionais que participavam das demonstrações da Maia, a conversão comercial relatada era superior a 80%.
Essa diferença sugeria que a plataforma tinha uma proposta de valor convincente, mas dependia de um processo comercial que dificultava o acesso de novos usuários ao produto.
>50%
das demonstrações agendadas não aconteciam (no-show).
>80%
de conversão comercial entre os profissionais que participavam das demonstrações da Maia.
Dados reportados pelo time comercial.
Desafio
Como fazer com que mais pessoas descobrissem e experimentassem o valor da Maia?
Discovery
A funcionalidade mais utilizada estava escondida na plataforma.
Eu acompanhava semanalmente os dados de uso da Maia no Mixpanel, analisando como os usuários utilizavam a plataforma, especialmente os mais ativos.
Nesse acompanhamento, comecei a perceber um padrão: a transcrição por IA concentrava um volume de uso muito superior ao das outras funcionalidades. Alguns profissionais acessavam a Maia repetidamente apenas para utilizá-la.
Apesar disso, a transcrição estava dentro do fluxo de prontuário. Para acessá-la, o usuário precisava passar por várias etapas, incluindo o cadastro e a seleção de um paciente, mesmo quando não tinha interesse em utilizar o prontuário.
Hipóteses de produto
01 · Primeiro contato
Acreditávamos que colocar a transcrição como primeira experiência aumentaria a proporção de novos usuários que chegavam a experimentar o valor da Maia.
02 · Acesso gratuito
Acreditávamos que permitir o uso da transcrição antes de uma demonstração comercial reduziria a barreira de entrada e aumentaria o número de profissionais experimentando a plataforma.
Decisão de design
Fazer o usuário chegar ao valor antes de conhecer o produto inteiro.
A descoberta no Mixpanel trouxe uma oportunidade: transformar a transcrição por IA na principal porta de entrada da Maia.
Até então, a aquisição dependia de demonstrações comerciais. Propus introduzir uma experiência de teste gratuito, seguindo uma abordagem de Product-Led Growth (PLG), em que novos usuários poderiam experimentar a transcrição antes de conversar com o time comercial.
A decisão de design foi reduzir as barreiras para esse primeiro uso: permitir que o usuário chegasse à transcrição sem precisar conhecer ou configurar o prontuário.
As demais funcionalidades seriam apresentadas conforme suas necessidades, em vez de competir pela atenção logo no primeiro acesso.
Layout anterior
Novo layout
Redesign da experiência
De seis etapas para duas.
Antes, para iniciar uma transcrição, o usuário precisava encontrar ou cadastrar um paciente, abrir seu prontuário e criar um registro.
Esse fluxo fazia sentido para quem utilizava a Maia como prontuário, mas adicionava etapas desnecessárias para quem queria apenas transcrever uma consulta.
Redesenhei a jornada para permitir que novos usuários iniciassem uma transcrição diretamente da experiência inicial, sem precisar cadastrar ou vincular um paciente.
Depois, poderiam copiar o resultado para o sistema que já utilizavam ou associá-lo a um paciente na Maia.
Antes
01 · Home
02 · Paciente
03 · Prontuário
04 · Notas
05 · Nova nota
06 · Editar nota
07 · Gravando
08 · Transcrevendo
09 · Finalizado
10 · Transcrições
Depois
01 · Home
02 · Paciente
03 · Gravando-
04 · Transcrevendo
05 · Resultado
Simulação ilustrativa
O custo de repetir uma tarefa várias vezes ao dia
Atendimentos por dia
40
etapas por dia no fluxo anterior
24
etapas a menos por dia com o novo fluxo
Hipótese: uma transcrição por atendimento. Contagem de etapas, não tempo economizado nem métrica de uso observada.
Trade-off 01
Reduzir a fricção sem abandonar a adoção do prontuário
O que abrimos mão
Menos exposição ao prontuário
Ao remover a obrigatoriedade de cadastrar um paciente, reduzimos o contato inicial com o prontuário e a oportunidade de integrá-lo à rotina do usuário.
O que ganhamos
Acesso mais rápido ao valor
Novos usuários passaram a iniciar transcrições sem configurar o prontuário, eliminando etapas que não eram necessárias para sua tarefa principal.
Como equilibramos essa decisão
A adoção do prontuário deixou de ser uma condição e passou a ser uma possibilidade.
Depois de transcrever, o usuário podia associar o resultado a um paciente na Maia. Assim, preservamos oportunidades de descoberta do prontuário sem comprometer o primeiro uso da transcrição.
Design Rationale
Antes
- Cadastrar paciente
- Usar prontuário
- Transcrever
Depois
Transcrever
Valor imediato
Copiar resultado
Continuar no sistema atual
Associar ao paciente
Explorar o prontuário Maia
Solução
Uma primeira experiência construída em torno do que os usuários mais valorizavam.
Redesenhei a experiência inicial da Maia para colocar a transcrição por IA no centro da jornada. Em vez de apresentar todas as funcionalidades de uma vez, a nova interface priorizava uma tarefa: iniciar uma transcrição.
Remover dependências desnecessárias
A transcrição passou a funcionar sem exigir cadastro ou associação prévia de pacientes. O usuário podia realizar a tarefa e copiar o resultado para o prontuário que já utilizava.
Apresentar o restante no momento certo
Depois de transcrever, o usuário podia associar o resultado a um paciente na Maia. Dessa forma, o prontuário continuava disponível, mas deixava de ser uma condição para experimentar a transcrição.
Acesso
Ponto de entrada dos usuários na plataforma.
Novos usuários
Nova experiência
Novos usuários em trial, direcionados à home centrada na transcrição.
Assinantes existentes
Experiência preservada
Assinantes existentes, mantendo a home anterior com acesso à nova transcrição.
Preservar a experiência de quem já utilizava o produto
Sem uma rodada de testes de usabilidade antes do lançamento, direcionamos a nova experiência aos usuários em período de teste.
Os assinantes existentes mantiveram a home anterior, com acesso à nova transcrição pelo menu e acompanhamento do time de contas.
Trade-off 02
Alcance do redesign vs. risco de mudança
O que limitamos
Alcance da nova experiência
Os assinantes existentes não receberiam a nova home, limitando a exposição inicial ao redesign e à jornada simplificada.
O que preservamos
Continuidade da experiência
Evitamos impor uma mudança não validada à rotina dos assinantes, enquanto novos usuários experimentavam a jornada redesenhada.
Como equilibramos a decisão
Mantivemos a home anterior, mas disponibilizamos a nova transcrição pelo menu.
Assim, os assinantes podiam acessar a funcionalidade sem precisar adotar a nova experiência inteira.
Resultados
Mais profissionais experimentando a Maia. Uma nova jornada de entrada em operação.
Nos três meses seguintes à implementação da nova experiência, acompanhamos o crescimento da base de usuários em teste e de assinantes.
168
novos usuários em trial — 12% acima da meta de 150.
11,9%
de conversão: 20 dos 168 trials se tornaram assinantes.
+67%
na base de assinantes: de 33 para 55, crescimento líquido de 22 clientes.
Esses resultados mostram a evolução da aquisição e da base de assinantes após a implementação. Como não houve um experimento controlado, não é possível atribuir todo o crescimento exclusivamente ao redesign.
Aprendizados
Nem sempre melhorar a experiência significa adicionar algo.
O maior aprendizado desse projeto foi perceber que uma funcionalidade já existente podia gerar mais valor quando deixava de depender do restante do produto.
Os dados de uso ajudaram a identificar essa oportunidade, mas foi necessário questionar uma premissa da experiência: a de que o usuário precisava começar pelo prontuário para utilizar a Maia.
Ao redesenhar a jornada, priorizamos o primeiro valor em vez da apresentação de todas as funcionalidades. Ao mesmo tempo, preservamos a experiência dos assinantes existentes para limitar os riscos da mudança.
A ausência de testes de usabilidade antes do lançamento também deixou uma limitação importante: conseguimos acompanhar os resultados de aquisição e conversão, mas não medir diretamente o quanto a nova jornada melhorou a usabilidade.
Se eu continuasse evoluindo essa experiência, o próximo passo seria observar usuários realizando a primeira transcrição, identificar dificuldades reais e medir a conclusão dessa tarefa.
O valor já estava no produto. O desafio era tornar mais fácil chegar até ele.
Currículo
Linkedin
rogerio@ximba.com.br